Ottimizza le strategie di gestione e monitoraggio dei progetti
Se la maggior parte di noi sa che cosa si intende per project management, implementare una gestione di progetto efficiente richiede la continua ricerca e messa a punto di strategie di ottimizzazione e monitoraggio. Ritardi nelle consegne, sforamento del budget o mancato raggiungimento dei risultati sono tutti problemi con cui i project manager si scontrano quotidianamente nelle loro attività.
Nella maggior parte dei casi, questi fallimenti sono legati proprio a una organizzazione inefficiente, lacunosa, disattenta o comunque migliorabile. Sebbene ogni task e ogni programma presentino le sue specificità e le sue criticità, possiamo delineare una serie di punti chiave che possono aiutarti nella gestione dei tuoi progetti. Ma se desideri lavorare attivamente sulle tue skills legate al Project Management, contattaci per sapere cosa posso fare per te.
Project Management: caratteristiche e vincoli di un progetto
Definiamo progetto ogni iniziativa a carattere temporaneo finalizzata al raggiungimento di un obiettivo tramite l’esecuzione di una serie di compiti. Ogni progetto è dunque caratterizzato da un inizio e una fine, con uno svolgimento che può essere suddiviso in diverse fasi con compiti specifici (Avviamento, Pianificazione, Esecuzione, Monitoraggio e Conclusione), da obiettivi misurabili (indicati dall’acrostico SMART) e da una serie di vincoli materiali e immateriali (personale, competenze e risorse necessarie/disponibili).
Project Management: definisci gli obiettivi (SMART)
Che tipo di obiettivi deve darsi un project manager? Usando una parola facile da memorizzare, diciamo che gli obiettivi di un progetto dovrebbero essere SMART, ovvero:
- Specific/Simple: ogni obiettivo deve essere chiaramente definito e comprensibile;
- Measurable: la possibilità di raggiungerlo dovrebbe essere misurabile o valutabile concretamente;
- Attainable, ovvero considerato raggiungibile (tradotto con Accettabile nella versione italiana dell’acrostico);
- Relevant, cioè importante per chi ha voluto il progetto;
- Time-bound, ovvero tempificato o tracciabile, da conseguire entro una data certa e da tracciare nelle diverse fasi del suo avanzamento.
Project Management: le fasi del progetto
Organizzare un progetto in diverse fasi aiuta a suddividere il carico di pianificazione e lavoro necessario al project management. In questo articolo ti ho presentato le due principali fasi del Project Management. Nella maggior parte dei casi, tuttavia, i progetti si articolano lungo 5 fasi più dettagliate, ognuna delle quali include attività specifiche utili a raggiungere i diversi obiettivi. Vediamole insieme sinteticamente.
FASE 1. Avvio: valutazione idea di progetto e studio di fattibilità
In questo momento, ci troviamo in fase embrionale: il seme di ogni progetto è l’idea da cui scaturisce. Dunque, i primi passi da fare riguardano una serie di valutazioni legate all’idea di progetto: è coerente con la nostra attività? È realizzabile? È vantaggiosa? In caso di risposte affermative, potremo iniziare a:
- definire il raggio d’azione e/o i risultati che ci prefiggiamo;
- identificare potenziali partner e fornitori;
- avviare un eventuale studio di fattibilità (se necessario);
Al termine della prima fase avremo quel che tecnicamente si chiama piano di progetto, che richiede feedback e approvazione di tutte le parti coinvolte in modo da ridurre al massimo le possibilità di malintesi e slittamenti sulle aspettative
FASE 2. Pianificazione: esplicitazione delle linee guida
Siamo pronti per iniziare a tratteggiare le linee guida del progetto che includono:
- scopi e obiettivi concreti;
- stima attendibile dei costi e delle risorse necessarie;
- timeline con indicazione di obiettivi intermedi di alto livello e relative scadenze;
- strategie di gestione del rischio e dell’imprevisto;
- comunicazioni interne (con il team di lavoro) ed esterne (con gli stakeholder).
In questa fase la pianificazione è da intendersi come uno strumento di supporto al progetto, ma non come una previsione rigida su quando succederà cosa: è sempre necessario mettere in conto imprevisti, attività che si rivelano più impegnative, cambiamenti in corso d’opera a così via. Compito del project manager è proprio monitorare le varie fasi, verificare le rispondenze con le tempistiche e il budget ed eventualmente effettuare gli aggiustamenti necessari a raggiungere gli obiettivi prefissati.
FASE 3. Esecuzione: condivisione e delega di compiti e responsabilità
Questa è la prima fase davvero concreta del progetto, che prevede il coinvolgimento dei vari membri del team. A questo punto, potremo procedere ad assegnare compiti, attività e responsabilità. Il project manager dovrà occuparsi di:
- suddividere equamente le risorse e distribuire i compiti in base alle competenze;
- mantenere unito il gruppo di lavoro, facilitando le comunicazioni e supportando la concentrazione sui diversi compiti;
- verificare la congruità con la timeline e il piano di progetto stabilito, effettuando eventuali aggiustamenti quando necessari.
FASE 4. Monitoraggio e controllo di scadenze e obiettivi
Monitoraggio e controllo devono essere svolti già a partire dalla fase esecutiva, quando è infatti necessario:
- controllare lo status delle consegne e verificare il rispetto delle scadenze;
- pianificare riunioni di aggiornamento o implementare software che consentono di visualizzare in tempo reale lo stato di avanzamento delle varie attività;
- riprogrammare eventuali scadenze e rimodulare obiettivi in caso di cambiamenti in corsa.
FASE 5. Conclusione: cosa ha funzionato? Cosa si poteva fare meglio?
Prima di consegnare il prodotto e dunque prima di poter considerare concluso il nostro progetto, è consigliabile riunire nuovamente il team per un confronto. Quasi sempre, ci sono aspetti che si sarebbero potuti gestire meglio e altri invece che hanno funzionato. Fare un bilancio, a questo punto, è utile e produttivo per migliorare l’efficienza nella gestione dei progetti futuri.
Project Management: migliora la tua gestione di progetto con Anilonti
Data la loro importanza strategica in tutti i settori, le competenze di project management dovrebbero esser possedute da chiunque abbia la necessità di gestire in autonomia dei compiti. Sapere come impostare, gestire, monitorare e valutare un progetto può aiutarti a lavorare in modo più efficace e a raggiungere gli obiettivi prefissati. Ad esempio, un suggerimento per migliorare la produttività riguarda il lavoro per obiettivi, di cui ti ho parlato in questo articolo.
I benefici di un project management razionale e strutturato si avvertono chiaramente anche nelle PMI e nelle aziende a gestione famigliare. Nell’articolo Azienda famigliare? Istruzioni per l’uso ti ho indicato alcune criticità tipiche di questa forma di organizzazione, suggerendoti possibili idee per migliorare l’organizzazione e sostenere la produttività.
In ogni caso, se vuoi ottimizzare le tue capacità di project management, puoi contattarci per un seminario o una consulenza a tema. Scrivi una mail a info@anilonti.it o contattami tramite WhatsApp al numero 3313499046.
