Organigramma: le regole per definirlo

Organigramma: le regole per definirlo

Organigramma. Ogni azienda ne dovrebbe avere uno. Non è sufficiente scriverlo e chiuderlo in un cassetto, così facendo sprechiamo solo del tempo. Un organigramma per essere considerato uno strumento utile deve infatti contenere informazioni dettagliate e non solamente indicare le divisioni, gli uffici e i relativi responsabili

ORGANIGRAMMA: DEFINIRE I REQUISITI

Cosa rende un organigramma uno strumento efficace? Le informazioni che andremo ad inserire al suo interno. Ecco quali sono le informazioni che è necessario inserire:

  1. Le Divisioni (esempio: Produzione, Amministrazione, etc. etc.)
  2. Gli Uffici che compongono le varie divisioni (esempio: l’ufficio fatturazione è nella Divisione Finanziaria)
  3. I Ruoli Tipo (esempio: addetto all’emissione delle fatture)

Per ciascun livello dovranno essere definite delle regole scritte che andranno a definire i requisiti di competenza. tali regole saranno ereditate poi dai livelli successivi.

Al livello più alto (Divisioni) dovranno essere dichiarati solo i requisiti condivisi da tutte le mansioni che ne fanno parte. A livello di Uffici dovranno dovranno essere dichiarati i requisiti relativi al processo specifico. Relativamente ai Ruoli, troviamo i requisiti tipicamente professionali.

SAPERE E SAPER FARE

Con questo schema man mano che si scende nel dettaglio i requisiti si sommano a quelli del livello precedente. Così facendo non è più necessario differenziare le conoscenze teoriche dalle abilità pratiche: l’unica cosa che è importante definire è il “come si fa” che comprende sia le abilità pratiche (il saper fare) che le conoscenze nello specifico campo (il sapere).

SAPER ESSERE

Fino ad ora abbiamo definito un organigramma tramite competenze che possiamo definire operative (esempio: saper emettere una fattura). Queste competenze sono sufficienti? Decisamente no. Se pensiamo infatti ad un capo ufficio, viene normale associare la definizione di “buon capo ufficio”. Ma cosa rende un capo ufficio un buon capo ufficio? La differenza non è nel sapere fare certe cose o no, ma nel come, cioè nel fare le cose in un determinato modo.

Esistono una serie di abilità che, all’interno del nostro organigramma, non vengono ereditate in maniera verticale ma bensì orizzontale. Sono abilità che tutti i manager (“middle management”) devono possedere al di la della Divisione o Ufficio di appartenenza. Queste competenze, generalmente definite “soft skills”, sono riferite al livello professionale e sono diverse in base alla posizione che il collaboratore occupa all’interno dell’organizzazione.

Queste competenze possono essere definite e catalogate esattamente come le altre (sapere e saper fare) e sono molto importanti perchè definiscono l’interazione fra il membro dell’organizzazione ed il contesto aziendale (per esempio: un collaboratore affidabile o meno). Possiamo definire come saper essere l’insieme di queste abilità.

 

 

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