Gestione del tempo

Gestione del tempo

Time Management, ovvero come gestire e organizzare il tempo

Risorsa apparentemente inesauribile, intangibile e difficile da misurare, in realtà il tempo che abbiamo a disposizione è poco, scorre veloce e va usato al meglio. Oggi sentiamo parlare sempre più spesso di gestione del tempo, forse per imitazione dell’espressione inglese time management. Ma sarebbe più corretto parlare di organizzazione del tempo, dato che non abbiamo la possibilità di fermare, duplicare, rallentare o accelerare a nostro piacimento il timer.

Tutto quel che possiamo fare è cercare di usare nel migliore dei modi il tempo che abbiamo a disposizione. Essere in grado di organizzare il tempo in modo efficace, efficiente e soddisfacente diventa una risorsa fondamentale in ambito lavorativo: il time management è infatti una soft skill sempre più richiesta a manager e imprenditori. Attraverso i corsi di formazione e management di Anilonti puoi imparare come gestire e organizzare in modo proficuo le ore della tua giornata: innanzitutto quelle che dedichi al lavoro, ma non solo.

Migliora la tua capacità di gestione del tempo

Oggi il tempo sembra scorrere sempre più veloce: la tecnologia fa progressi rapidissimi, rendendo possibili comunicazioni in tempo reale che sembrano annullare le distanze. Non facciamo in tempo a condividere un pensiero in rete che i social media l’hanno già trasformato in trending topic con conseguenze positive o negative a seconda dei casi. I clienti sono sempre più abituati a pretendere tutto e subito e le scadenze si susseguono a ritmi folli. Moltissimi imprenditori e freelance, che magari hanno anche l’esigenza di conciliare lavoro e vita privata, dicono che avrebbero bisogno di giornate di 72 ore per riuscire a fare tutto…

Ma è veramente così? Ci salveranno solo le macchine del tempo oppure abbiamo la possibilità di migliorare la nostra capacità di gestire quello che abbiamo? Noi siamo convinti che imparando a organizzare efficacemente le giornate lavorative possiamo raggiungere i nostri obiettivi di business, rispettare le scadenze e ottimizzare i flussi di lavoro. Il tutto con un miglior clima lavorativo e maggior soddisfazione nel nostro team di fidati collaboratori.

Con i nostri corsi dedicati allo sviluppo delle soft skill più richieste e importanti sul mondo del lavoro, puoi imparare a organizzare il tempo in modo più proficuo. Ti insegneremo anche tecniche di gestione dello stress per aiutarti a non soccombere al ritmo folle delle scadenze.

Intanto però vediamo insieme alcuni consigli per ottimizzare la tua capacità di gestione del tempo.

Come ottimizzare e organizzare le ore lavorative

Il primo passo per migliorare la tua organizzazione del tempo è un’autoanalisi che ti consenta di comprendere come funziona il tuo processo decisionale, mettendo a fuoco valori, bisogni e priorità. In questo modo potrai far emergere più chiaramente i tuoi obiettivi e di conseguenza pianificare la strategia migliore per raggiungerli.

Vediamo come implementare un’efficace strategia di time management step by step.

Migliora la tua gestione del tempo stabilendo priorità e urgenze

Un metodo utile per stabilire le priorità e assegnare dei valori a ogni attività. Noi suggeriamo di utilizzare queste tre differenti etichette più una:

  • attività importanti;
  • attività urgenti;
  • attività importanti e urgenti;
  • altre attività.

Questa classificazione, anche integrata da codici colore per distinguere immediatamente le priorità al colpo d’occhio, ti aiuta a gestire al meglio la giornata: ad esempio un’attività urgente deve essere conclusa al più presto. Invece a un’attività importante possiamo magari dedicare più tempo, ma dobbiamo prestare attenzione a ogni dettaglio, assegnandole le migliori risorse in organico. Va da sé che le attività importanti e urgenti saranno quelle da codice rosso, ovvero da fare in fretta e bene.

Prevedere gli imprevisti e gestire le interruzioni

Sembra un bisticcio di parole, ma in realtà iniziare a considerare gli imprevisti e le interruzioni come attività di routine, assegnando loro uno slot in agenda, ci consente di ottimizzare la gestione della giornata. Soprattutto se nella tua attività ti capita spesso di essere interrotto da telefonate o richieste di interventi urgenti per risolvere un problema, hai praticamente la certezza matematica di dover dedicare del tempo agli imprevisti. Quindi, tanto vale prevedere del tempo da dedicare alla loro gestione: male che vada avrai mezz’ora o un’ora in più per portare avanti le altre attività della giornata.

Impara a dire di no e a delegare

Soprattutto se sei il tipo che si prende tante responsabilità, se la tua tipica risposta alle richieste di capi, clienti e colleghi è “Non c’è problema, ci penso io”, hai bisogno di imparare a dire di no. Ricorda che il tuo tempo è prezioso e devi dedicarlo alle cose importanti: se non vuoi finire sempre a far notte in ufficio, a discapito della vita privata e della salute, devi rinunciare a qualcosa. E per farlo devi imparare a delegare.

È importante avere fiducia nei collaboratori e responsabilizzarli: in questo modo, oltre a risparmiare tempo e fatica ottimizzando la gestione delle attività, miglioriamo anche il clima sul lavoro. Infatti i nostri collaboratori amano sentirsi importanti e valorizzati: te ne accorgerai non appena darai loro la possibilità di dimostrarti quanto sono in gamba, autonomi e responsabili.

Implementa una gestione del tempo efficace, efficiente e soddisfacente

Perché possa essere soddisfacente, la gestione del tempo deve essere efficace ed efficiente. Ma cosa significa?

  • Gestire il tempo in modo efficace significa essere capaci di fare ciò che occorre per raggiungere un obiettivo entro le scadenze previste;
  • Gestire il tempo in modo efficiente significa invece saper ottimizzare le ore che si hanno a disposizione per fare molte cose, possibilmente tutte bene.

Integrando efficacia ed efficienza alle priorità assegnate, sarà possibile ottimizzare l’organizzazione della giornata. Al contrario, un’organizzazione del tempo inefficiente e inefficace ci porterà rispettivamente a non rispettare le scadenze e a non raggiungere gli obiettivi che ci eravamo prefissati.

Impara a gestire il tuo tempo con i corsi di Anilonti

Johann Gottfried Herder diceva che i due maggiori tiranni del mondo sono il caso e il tempo. Se sei stanco di sentirti in balia delle scadenze, se hai l’impressione che le giornate di lavoro finiscano in un batter d’occhio senza che tu abbia avuto tempo di concludere nulla, se non riesci a distinguere la priorità delle tue attività quotidiane, sappiamo come aiutarti.

Se desideri approfondire le nostre strategie per la gestione del tempo abbinate al problem solving e ad altre soft skills che possono migliorare le tue capacità di leadership e aiutarti nella carriera, contattaci. Siamo a disposizione per aiutarti a ottimizzare la tua capacità di gestione del tempo, pianificando giornate organizzate in modo efficace, efficiente e soddisfacente.

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